כשאתה עובד כשכיר בחברה גדולה, הדבר האחרון שמעניין אותך הוא להיות פרודוקטיבי בעבודה.
אם אתה מבין קצת בפוליטיקה ארגונית, או לחלופין אם צברת ניסיון אחד מפרויקט אישי אותו יזמת, אתה ודאי מבין שכל ניסיון להתייעל בעבודה יביא עליך רק עוד עבודה.
מעולם לא קרה שבוס, טוב ככל שיהיה, אמר לעובד שכיר שהוא מתרשם מייעול תהליכי העבודה והפרודוקטיביות שלו, והוא מוזמן לבלות את חצי היום השני שלו בים, על חשבון המעסיק.
כשאתה עצמאי, ומנהל עסק קטן, העולם הוא שונה לגמרי.
אם אתה פועל בצורה לא יעילה ולא אפקטיבית, אתה עלול למצוא את עצמך מפספס הזדמנויות, מתקשר מול פחות לקוחות, מקטין באופן משמעותי את ההכנסות, ונשאר עם הרבה פחות זמן פנוי לפיתוח העסק.
לכן, אימוץ של שיטות עבודה נכונות, טכנולוגיה שמקצרת באופן משמעותי התמשכות של תהליכים, ושילוב אוטומציה בעסק, הם בהחלט פעולות שיכולות לסייע לעסק שלך לצמוח לאורך זמן.
אז איך עושים את זה נכון? איך חוסכים זמן ומייעלים את התהליכים בעסק?
הנה כמה וכמה עצות שנכתבו בדם, כלומר, מתוך ניסיון.
1. להימנע מפגישות מיותרות
זה אולי הצעד החשוב ביותר שתוכלו לעשות כדי לייעל את העבודה שלכם.
למה? משום שפגישות מיותרות לא רק שיגבו מכם זמן יקר, אלא גם יתישו אתכם נפשית ויפגעו בפרודוקטיביות שלכם בהמשך.
חישבו על זה כך: נניח שהייתם יכולים לסגור בשיחת טלפון של שלוש דקות את חלוקת העבודה בינכם ובין הספק שמולו אתם מתקשרים, ואז לצאת לדרך, לעבודה.
האם יש סיכוי קל שבקלים שגם פגישת עבודה כזאת הייתה נמשכת שלוש דקות בלבד?
הספק, שנדרש למצוא חניה, לשלם עליה, לעבור את השומר בכניסה למשרד, להציג תעודה מזהה, ולדווח לכם על הזמן הזה שאותו הקדיש עבורכם, האם קיים איזשהו סיכוי שהיה מסיים פגישה כזאת בשלוש דקות?
על מנת לראות את הפוטנציאל האורגני ותוך כמה זמן נכפיל לך את ההכנסות
ניתן לחייג למספר 052-9095200 או למלא את הטופס:
ברור שלא.
פגישה כזאת תימשך, בין היתר, כדי להצדיק את עצם קיום הפגישה.
זאת ועוד: מפגישות מיותרות יוצאים עם אקשן אייטמז מיותרים.
משימות שאף אחד לא באמת נדרש לבצע אותן אבל אתם יודעים, שוב, לא נעים מן הספק שנפגשתם איתו.
ומישהו אמור עכשיו לעקוב אחר ביצוע האקשן אייטמז המיותרים האלו.
בשביל זה צריך להעסיק עובד מיותר, או גרוע מכך, להקדיש לנושא זמן מיותר.
זאת הסיבה שכדאי מאוד שלא לתאם מראש פגישות שהיעילות שלהן מוטלת בספק.
ההפרש בין זמן העבודה ברוטו לזמן העבודה נטו הוא כה גדול, עד שהתפוקה השולית איננה שווה את המשאבים שתשקיעו בנושא.
אם יש משהו טוב שיצא ממשבר הקורונה – זה המודעות הגוברת לפגישות אונליין ושימוש בכלים כמו זום ואחרים.
2. לתאם פגישות שתימשכנה רק עשרים דקות
לאנשים יש נטיה לתאם פגישה של שעה שלמה, משום שכך הורגלנו באמצעות היומנים האלקטרוניים שלנו.
זוהי ברירת המחדל בלא מעט מן המערכות שמאפשרות לנו לנהל זמנים.
הבעיה העיקרית עם השיטה הזאת, היא לישיבות יש נטיה להתארך בדיוק אל לוח הזמנים שהוגדר להן.
זהו חוק טבע שטובי הפיסיקאים יסכימו על נכונותו.
האמת היא, שניתן להגיע לאותו הספק גם בפגישות של עשרים דקות, והמהדרין יטענו שאף בפגישות של רבע שעה.
לכן, אם נגזר עליכם כבר לנהל פגישה, צמצמו את המשך שלה למינימום ההכרחי – ושאפו להמיר את הפגישה לשיחת טלפון או פגישה וירטואלית בוידאו.
זה אולי נשמע רע, אבל אם הצד השני שכיר – כנראה שלא ממש אכפת לו לשרוף זמן על פגישות, גם ככה המונה דופק. אז מבחינתו הוא יזמין אתכם לפגישה – פחות מעניין אותו העלויות שלכם בזה: הנסיעות, הפקקים, החניה, הזמן והעצבים, וכמובן זמן הפגישה עצמה. כל הסיפור הזה יכול לשרוף חצי יום בקלות.
עצמאיים, במיוחד עסוקים ולא כאלה בתחילת הדרך – רגישים הרבה יותר לזמן שלהם, ולכן בהרבה מקרים יגלו יותר הבנה לקיום פגישה וירטואלית – אם הזמן שלכם חשוב לכם, תמיד תכוונו לשם.
3. לפתח אוטומציות בעסק
דרך נהדרת נוספת לחסוך זמן בניהול העסק ולהפוך אותו לפרודוקטיבי יותר, הוא להטמיע אוטומציות בעסק שתמנענה מכם את הצורך בעיסוק במטלות שגרתיות, שהטכנולוגיה בעסק תוכל לבצע בעצמה.
למשל, הפקת חשבוניות אוטומטיות ללקוחות, שיווק באמצעות סדרת מסרים מוגדרת מראש (בעזרת רשימת תפוצה), גיבוי אוטומטי של המערכות, התקנת טלאים בצורה אוטומטית ועוד.
כל אלה הן פעולות שיכולות להתבצע בצורה אוטומטית ללא מגע יד אדם, והבונוס הגדול בהטמעה שלהן הוא שיפור משמעותי של האיכות וצמצום טעויות אנוש.
לאוטומציה המוטמעת בעסק יש יתרון נוסף: רוב המערכות המבצעות אוטומציה יוכלו גם לספק לכם דוחות ביצוע, דך שתוכלו להתרשם לא רק מכמות העבודה שבוצעה בלעדיכם, אלא גם לאמוד את האיכות שלה.
4. לקחת הפסקות
לכאורה, מדובר בעצה שנוגדת את עיקרון הפרודוקטיביות, שהרי כאשר אנחנו נמצאים בהפסקה, אנחנו לא עובדים ולא מייצרים שום דבר.
בפועל, מדובר במתודה חשובה שיכולה לסייע לנו לעצור, לבחון את הדברים ממקום אחר, לרענן את המחשבות, ולצבור אנרגיה להמשך.
אנשים שנוטים לקחת יותר הפסקות הם, לרוב, אנשים מרוכזים יותר, שזמן העבודה שלהם נטו בפועל הוא ממושך יותר.
5. לעבוד במנות קטנות
שיטה נוספת שתוכלו לאמץ כדי לשפר את היעילות התפעולית בעסק, היא לעבוד במנות קטנות.
חלקו את המשימות הגדולות בעסק לתתי משימות קטנות.
כאשר תבצעו כל אחת מן המשימות הקטנות ותשלימו את העבודה עליהן, תרגישו יעילים יותר.
ככל שרשימת הנושאים שעליהם עבדתם והשלמתם את הטיפול בהם תתארך, כך תרגישו שהתקדמתם בעבודה, מה שידרבן אתכם להמשך העשייה.
עבודה במנות קטנות תאפשר לכם כל הזמן לתקן, לשפר ולעדכן את תהליכי העבודה שלכם.
להרחבה על כך קיראו על טכניקת פומודורו.
6. להוציא למיקור חוץ
אם אתם עסוקים רוב הזמן בפעילות שגרתית ומונוטונית שאינה מקדמת מבחינה אסטרטגית את העסק שלכם, ושכל אחד יכול לבצע אותה, ייתכן שמה שדרוש לכם הוא ייצוא הפעילות הזאת למיקור חוץ.
באמצעות התקשרות מול ספק או חברה, תוכלו לקבל שירותים שיסגרו לכם הרבה פינות, ויאפשרו לכם לפנות לא רק את הזמן ביומן, אלא גם את המחשבות בראש.
שימוש במיקור חוץ יאפשר לכם להתמקד במה שבאמת חשוב להצלחת העסק ולצמיחתו.
7. להתכונן מראש לבעיות
בעיות, סליחה, אתגרים, קיימים בכל עסק.
החכמה היא לצפות אותם מראש ולהערך אליהם בהתאם.
אם, למשל, אתם צופים ששחרור של גרסת תוכנה חדשה עליה אתם עובדים, תייצר פניות רבות אל מוקד התמיכה שלכם, עבו את מוקד התמיכה והכינו אותו לכך מראש.
אם אתם צופים שהביקוש למשלוחים של מוצרי החברה שלכם יגדל בתקופת החגים, התקשרו מראש עם יותר מחברת שליחויות אחת, ונהלו היטב את עומס העבודה וניתוב הדרישות שלכם לחברות המשלחות.
הכנת העסק כולו לבעיות שצפויות לו מראש תחסוך לכם זמן יקר, ותגביר את אפקטיביות המענה שלכם ללקוחות.
הסיבה לכך נעוצה בעובדה, שבזמן אמת, תוך התמודדות עם לחץ ותנאים סביבתיים לא פשוטים, לא תמיד תוכלו להגיב לשינויים בסביבה באותה רמת אפקטיביות ומתוך חשיבה סדורה, שמאפיינות בדרך כלל תקופות של שגרה.
8. לעבוד בשעות שלך
לכל אחד מאיתנו מנגנון פנימי שונה שקובע מתי אנחנו מרוכזים ובשעות השיא שלנו, ומתי לא יעילים ולא אפקטיביים.
לפעמים, עבודה שנמשכת שעתיים בערב, יכולה להתבצע בשתי דקות במהלך הבוקר.
מובן, שעבור אנשים אחרים התוצאה יכולה להיות הפוכה.
לכל אחד מאיתנו ישנם גם אילוצים – הם קשורים במספר הילדים שיש לנו, בגיל שלהם, ברמת העצמאיות שלהם, בעיסוק של בן או בת הזוג, בתמיכה הנדרשת בהורים מבוגרים, ועוד.
התאימו את שעות העבודה שלכם לחיים שלכם, על מנת לייצר לעצמכם שגרת עבודה פרודוקטיבית שמייצרת יותר, באיכות גבוה יותר.
לפעמים עדיף לעבוד 4 שעות ביום בצורה איכותית, מאשר 8 שעות בצורה שמתאפיינת בלא מעט הסחות דעת והפרעות.
ממליץ גם לנסות לעבוד תוך כדי האזנה ל-ASMR ברקע – לי זה עוזר בהרגעה ופיקוס.
9. לבחור את האנשים המתאימים
גם כאן מדובר באחת העצות החשובות ביותר.
האנשים המתאימים לעסק שלכם אינם בהכרח האנשים הכי מוכשרים, אלא דווקא אלו שהכי נוח לכם לעבוד מולם, שהם בעלי מוסר עבודה גבוה, שהם צמאים ללמידה ושיפור מתמידים ושיחד, אתם מהווים צוות מנצח.
האנשים המתאימים לעסק שלכם הם אלו שתוכלו לסמוך עליהם בעיניים עצומות.
שתצטרכו להקדיש פחות תשומות לבקרה אחר העבודה שלהם, שאתם יודעים שהם עובדים באותו ראש שלכם, לא מסבכים אתכם בפעילויות מיותרות ועוד.
10. לצמצם בירוקרטיה
אם בעסק שלכם מוטמעים תהליכים רווי בירוקרטיה שלא לצורך, מומלץ יהיה לבחור הסרת בקרות מיותרות מן התהליכים המורכבים.
אין ספק שתהליכי בקרה נועדו בראש ובראשונה להגן עליכם מהתממשות סיכונים שונים.
אולם לפעמים בקרות שהיו טובות ומתאימות לתקופה בה עוצבו, אינן מתאימות לעידן המודרני, בו אתם עושים שימוש בטכנולוגיות חדשות שמייתרות בקרות אלו.
לכן, אם אתם מנתחים תהליכי עבודה אצלכם במשרד ומגלים שהלקוח שפונה אליכם נתקל בשרשרת אנושית אינסופית שמטריחה אותו בהמצאת מסמכים כאלו ואחרים, ומורידה את המוטיבציה להתקשר מולכם, בטח באזורים שבהם המתחרים מציעים תהליכים קלים בהרבה – כדאי מאוד שתשקלו הפחתה משמעותית של התהליכים הבירוקרטיים המכבידים.
11. לישון מספיק
טוב, כאן כבר מדובר בעצה שמדברת בשם עצמה.
רוצים להיות יעילים ואפקטיביים בעבודה? ציברו מספיק שעות שינה.
אחרת, תגיעו לעבודה לא עירניים, מותשים, וחסרי ריכוז, מה שעלול יהיה לפגוע בפרודוקטיביות שלכם במהלך היום.
12. לפתח מיומנות טכנולוגית
אימוץ מיומנויות כמו כתיבה עיוורת, שליטה בכלי אופיס השונים, עיצוב מסמכים ופעולות דומות נוספות, יכול בהחלט להגביר את היעילות של התהליכים התפעוליים בעסק שלכם.
לא מעט פרילנסרים יכולים למצוא את עצמם כותבים טקסט ארוך ומושקע במשך שעה שלמה, ואז עסוקים במשך שעה נוספת, רק כדי לעצב אותו.
מיומנות טכנולוגית ומיצוי הפונקציונליות של הכלים הטכנולוגיים העומדים לרשותכם הם בקרות מפתח בכל הקשור לשיפור הפרודוקטיביות שלכם בעסק.
13. לפתוח את הראש
הולכים לכנסים ולאירועים מקצועיים שונים? תמיד תוכלו ללמוד שם משהו חדש על עיצוב תהליכים בעסק.
איספו את הטיפים השונים שתקבלו בכנסים האלו, צפו כיצד עובדים ארגונים גדולים וקטנים כאחד, ואמצו את אותם תהליכים שיוכלו לשפר את היעילות של העסק אותו אתם מנהלים.
14. לא להתבייש לשאול
הרבה מאוד פעמים, בגלל הבושה שבעצם הפניה, והרצון שלא להיתפס כגורם לא מקצועי, אנחנו נוטים ללמוד בדרך הקשה דברים שאחרים למדו בעצמם בדרך הקשה שלהם.
ובכן, זאת לא בושה לפנות ולשאול, כיצד הקולגה שלכם מבצע מטלה מורכבת.
במקרה הכי גרוע, תקבלו עצה שלא תאמצו עבורכם.
15. לטפל בתקלות טכניות
בלא מעט מן המקרים, הגורם שמעכב את הפעילות השוטפת שלנו, הוא תקלות טכניות שאינן בשליטתנו.
מכשיר טלפון נייד שמשמש לצורך התקשרות יומיומית מול לקוחות, ומושבת חלק מן הזמן בגלל תקלות, מדפסת תקולה שצורכת זמן יקר שמוקדש להזמנת טכנאים או חלפים, ציוד תקשורת מקולקל שבגללו אתם חווים לא מעט תקלות תקשורת בעסק, ועוד.
תחזוקה שוטפת של הציוד הטכנולוגי שהעסק שלכם עושה בו שימוש, היא פעילות שתוכל לסייע לכם להימנע מאותם סוגים שונים של תקלות, שבזמן אמת פוגעות בתדמית של העסק, מלחיצות וגורמות ללא מעט בזבוז זמן, שהייתם יכולים לנתב לצורך הרחבת הפעילות של העסק.
16. להתמקד במה שבאמת חשוב
יש אינספור פעולות שתוכלו לבצע בעסק שלכם על מנת להטמיע בו שינויים שיטיבו עם העסק.
עם זאת, חשוב יהיה להבין שלא כל הפעולות שוות בערכן: יש כאלו שיעזרו מאוד לעצב תהליכים יעילים ואפקטיביים בעסק ואילו אחרות יתרמו בצורה שולית ולא מורגשת.
לא כל עצה טובה צריך לאמץ.
עשו את השיקולים שלכם ונסו להבין אילו מן הדברים באמת יוכלו לשפר את התהליכים בעסק שאתם מנהלים, ואילו ניתן יהיה לדחות לשלב מאוחר יותר במחזור החיים של העסק.
