מה זה זאפייר (Zapier) ואיך הוא יכול לייעל לכם את החיים?

זאפייר (Zapier) הוא שירות שמחבר בין אפליקציות ושירותים שונים באינטרנט, כך שפעולה באחד מפעילה אוטומטית פעולה באחר. בלי לכתוב שורה אחת של קוד.

לאנשי שיווק, הערך הגדול הוא לא בזאפים "המגניבים". הוא בכמה חיבורים משעממים שחוסכים שעות.

לידים שנכנסים לגיליון ולמייל ברגע שהם מגיעים. מצטרפים חדשים שעוברים לרשימת דיוור. פוסט חדש שמתפרסם לבד ברשתות.

יש אינספור דברים שאפשר לעשות עם זה, חלקם יכולים לחסוך לכם ארגזים של זמן וכסף.

זאפייר יוצר אינטגרציה (חיבור) בין שירותים שונים כדי לייעל תהליכים ולייצר אוטומציה שיווקית לצרכי קידום אתרים מקצועי באינטרנט, שיווק וניהול שוטף וגם לעוד מגוון רחב של תרחישים ומטרות.

כל מי שמשווק עסקים באינטרנט יודע כמה כלים ומקורות מידע מצטברים: פידים של RSS, מיילים משירותים שונים, כלים לניהול צוותים, מערכות CRM, גיליונות נתונים (גוגל דרייב), עמודי פייסבוק, בלוגים וכך הלאה.

היום, קשה לי לדמיין את החיים שלי בתור מומחה קידום אתרים ללא תהליכי אוטומציה ו-AI.

במדריך אסביר מה זה זאפייר ואיך עובדים איתו, אתן מספר זאפים לדוגמה עם קישורים לתבניות מוכנות, ועוד.

אז שוב: מה זה זאפייר ואיך זה עובד?

זאפייר מחבר בין אפליקציות או שירותים שונים באינטרנט. כל חיבור כזה נקרא "זאפ" (Zap).

זאפייר עובד על בסיס עקרון של תנאי -> פעולה (או מספר פעולות).

שלושה מושגים שכדאי להכיר לפני שמתחילים:

• טריגר – האירוע שמפעיל את הזאפ. למשל: ליד חדש בטופס, פוסט חדש בבלוג, מייל עם קובץ מצורף.
• פעולה – מה שקורה בעקבות הטריגר. למשל: שורה חדשה בגוגל שיטס, מייל, הוספה לרשימת תפוצה.
• טאסק – לפי זאפייר, כל פעולה שהזאפ מבצע בהצלחה נספרת כטאסק אחד. שלבי לוגיקה כמו Filter, Paths ו-Formatter לא נספרים.

המשמעות המעשית:

זאפ שמוסיף ליד לגיליון וגם שולח מייל צורך שני טאסקים על כל ליד.

60 לידים בחודש כבר חורגים מהמכסה החינמית.

כבר כתבתי מדריך על חיבור לידים מהאתר ישירות לתוך מסמך גוגל באמצעות זאפייר.

אם אם עובדים עם מערכת CRM כלשהו – אתם כנראה לא באמת צריכים את המדריך הזה.

כמה דוגמאות לפעולות בסיסיות שאפשר לבצע באמצעות Zapier:

• כאשר עולה פוסט חדש באתר, הוא יפורסם אוטומטית בעמוד הפייסבוק, בלינקדאין ובערוצים נוספים שיש להם אינטגרציה פעילה
• כל ליד חדש שמתקבל בפייסבוק יועבר אוטומטית לגוגל שיטס / CRM / מייל וכו'
• התראה במייל בכל פעם שמזג אוויר הוא X
• ועוד המון המון דוגמאות שתראו בהמשך.

איך יוצרים זאפ?

כשפותחים חשבון, אפשר לבחור תבנית מוכנה או לבנות זאפ חדש מתוך אלפי אפליקציות שזאפייר תומך בהן.

זה התהליך:

1. בוחרים את אפליקציית המקור ואת הטריגר.
2. מתחברים לחשבון באפליקציה ומריצים בדיקה, כדי לראות שהנתונים מגיעים.
3. בוחרים את אפליקציית היעד ואת הפעולה.
4. ממפים שדות: איזה נתון מהמקור נכנס לאיזה שדה ביעד.
5. מריצים בדיקה נוספת ומפעילים את הזאפ.

אפשר גם לשרשר כמה פעולות בזאפ אחד. יחד עם זאת, זאפ של יותר משני שלבים דורש חבילה בתשלום.

מי שלא רוצה לבנות ידנית יכול להיעזר ב-Copilot, כלי ה-AI של זאפייר.

לפי זאפייר, הוא זמין גם בחבילה החינמית. כדאי לבדוק כל שלב שהוא בנה לפני שמפעילים.

כמה זה עולה?

יש חבילה חינמית, אבל היא מוגבלת. לפי מרכז העזרה של זאפייר, היא כוללת 100 טאסקים בחודש וזאפים של שני שלבים בלבד (טריגר ופעולה אחת).

הבדיקה לעדכונים רצה כל 15 דקות, ואין גישה לאפליקציות פרימיום.

לפני שתוכלו להגדיר את הזאפים אצלכם בחשבון, אתם צריכים חשבון Zapier פעיל (מן הסתם).

עבור חלק מהזאפים ברשימה תצטרכו חבילה בתשלום.

חבילת Professional מתחילה, נכון לכתיבת שורות אלו, ב-19.99 דולר לחודש בחיוב שנתי, והמחיר עולה ככל שמכסת הטאסקים גדלה.

המחירים משתנים מעת לעת, אז בדקו את עמוד התמחור לפני שמחליטים.

זאפים מומלצים (Zaps)

הטבלה מסכמת את מה שבדקתי במקורות של זאפייר ושל הפלטפורמות עצמן. "דורש תשלום" אומר שהזאפ לא יעבוד בחבילה החינמית.

אספתי בשבילכם רשימה של זאפים שימושיים (בעיניי) לאנשי שיווק, מקדמי אתרים, סוכנויות מקצועיות של SEO ובכלל מי שעוסק בדיגיטל.

1. שיגור עדכון לרשימת תפוצה גם לפייסבוק

רוב העדכונים שאנחנו שולחים לרשימת התפוצה לא ארוכים במיוחד.

לכן הגיוני לפרסם אותם גם בעמוד העסקי בפייסבוק, בשביל מי שעשה לייק לעמוד אבל לא הצטרף לרשימה.

זאפייר תומך במערכות הדיוור הפופולריות, כולל Mailchimp, וגם במערכות ישראליות כמו רב מסר ואקטיב טרייל, שלשתיהן יש אפליקציה בספריית האפליקציות של זאפייר.

אפשר גם סתם לפרסם עדכון קבוע בעמוד הפייסבוק בכל פעם שניוזלטר נשלח.

לדוגמה: "הרגע שלחתי מסר מגניב לרשימת התפוצה שלי, רוצים גם? הצטרפו עכשיו", עם לינק לעמוד ההרשמה. כדאי שזה ילווה בתמונה מושכת.

2. פוסט מהאתר לרשת החברתית

בעזרת התמיכה בוורדפרס, אפשר לשלוח עדכון על כל פוסט חדש לעמוד הפייסבוק או לרשתות אחרות.

אפשר לעשות את אותה פעולה גם דרך RSS (למשל, אם לא בא לכם לתת לזאפייר פרטי גישה לאתר הוורדפרס שלכם).

לגבי טוויטר (X): האינטגרציה המקורית של זאפייר הפסיקה לעבוד באוגוסט 2023, אחרי ש-X שינתה את מדיניות ה-API והתמחור.

מאז הסטטוס השתנה, אז לפני שבונים על זה, בדקו בדף האפליקציה בזאפייר מה זמין היום. דרך עוקפת נפוצה היא לשלוח את הפוסט לכלי כמו Buffer, ומשם ל-X.

בוידאו הבא אני מדגים איך עושים את זה:

3. לידים מהפייסבוק לגוגל שייטס + מייל (דורש חשבון פרימיום)

אם אתם משתמשים במודעות לידים בפייסבוק, תוכלו להעביר כל ליד אוטומטית לקובץ שיטס בגוגל דרייב וגם למייל.

זה אחד הזאפים השימושיים ביותר אצלי, וכזה שממש מפשט את העניינים. עוד על שיווק בפייסבוק.

למה זה דורש תשלום?

לפי זאפייר, Facebook Lead Ads היא אפליקציית פרימיום. בנוסף, שליחה גם לשיטס וגם למייל היא שתי פעולות, כלומר זאפ רב-שלבי.

תקלה נפוצה:

החיבור נכשל כי לחשבון הפייסבוק שמחובר לזאפייר אין הרשאות מספיקות לעמוד ולחשבון המודעות.

אם אתם לא מנהלי העמוד, תצטרכו לבקש הרשאות ממי שמנהל את ה-Business Manager.

לצפייה ב-Zap

4. לידים מהאתר לרשימת תפוצה

אפשר להגדיר שכל פנייה מטופס יצירת הקשר באתר תצורף אוטומטית לרשימת התפוצה.

זה מותנה בכך שהפונה הסכים להצטרף לרשימה במעמד השליחה.

בפועל: תיבת סימון נפרדת בטופס, שלא מסומנת מראש, ופילטר בזאפ שמעביר לרשימה רק את מי שסימן אותה.

בישראל, שליחת דבר פרסומת בלי הסכמה מפורשת מראש אסורה לפי חוק התקשורת (סעיף 30א, המוכר כ"חוק הספאם").

אני לא עורך דין, אז אם יש לכם ספק לגבי נוסח ההסכמה, כדאי להתייעץ עם מי שכן.

5. שליחת עדכונים מרשתות חברתיות לגוגל Sheets

יש לא מעט שירותים שמאפשרים לעקוב אחרי אזכורים של המותג שלכם ברשת, וזאפייר תומך בחלק מהם, כמו Mention.

כך מקבלים כל אזכור חדש כשורה בגיליון, בלי להיכנס לדאשבורד.

זה שימושי במיוחד למי שמנהל פרויקטים של ORM – ניהול מוניטין ברשת, כי הגיליון הופך לתיעוד מסודר לאורך זמן.

6. הודעת ברוכים הבאים למצטרפים חדשים ברשימה

במקום מייל סטנדרטי על הצטרפות לרשימת התפוצה, אפשר לשלוח מייל מותאם אישית לכל מי שמצטרף.

נכון שרוב מערכות הדיוור מאפשרות את זה בעצמן, אבל אני אישית מוצא את זה הרבה יותר נוח עם זאפייר 😊

יחד עם זאת, אם מערכת הדיוור שלכם כבר עושה את זה טוב, אין סיבה לשלם על זה טאסקים.

זאפייר הגיוני כאן בעיקר כשרוצים לשלב נתונים ממערכת אחרת (למשל, מה הלקוח השאיר בטופס).

אם אתם עובדים עם מיילצ'ימפ, יש פה זאפ מוכן בשבילכם:

7. משלוח הזמנות חדשות ב-WooCommerce (דורש חשבון זאפייר בתשלום)

בעזרת זאפייר אפשר לשלוח הזמנות חדשות ישירות לגוגל שיטס, או לקבל אותן כרשימה מרוכזת למייל.

שימו לב לדרישה נוספת: לפי זאפייר, החיבור דורש את תוסף WooCommerce Zapier Integration, שנמכר בתשלום בחנות התוספים של WooCommerce.

כלומר, העלות היא גם של זאפייר וגם של התוסף.

8. שמירת מסמכים מג'ימייל לדרופבוקס באופן אוטומטי

הזאפ שומר כל קובץ מצורף חדש בג'ימייל לתיקייה בדרופבוקס, בלי צורך לשמור ידנית.

הטיפ החשוב כאן הוא לא לשמור הכל.

הגבילו את הזאפ לפי פרמטרים: תווית מסוימת בג'ימייל, שולח מסוים או סוג קובץ.

אחרת תקבלו תיקייה מלאה בחתימות מייל ולוגואים, ותשרפו טאסקים על כל אחד מהם.

9. RSS למייל

מאז שגוגל סגרה את Google Reader, צריך כלים חיצוניים לקריאת פידים, ולא כולם נוחים.

הזאפ הזה שולח כל פריט חדש בפיד ישירות למייל, כך שלא תפספסו עדכון חשוב.

שימושי למעקב אחרי בלוגים של מתחרים או אחרי עדכוני פלטפורמות.

10. ייבוא רשימת תפוצה לגוגל שיטס

אם יש לכם רשימות תפוצה ב-Mailchimp או במערכת פופולרית אחרת, אפשר לשלוח כל נרשם חדש ישירות ל-Google Sheets.

משם אפשר לייבא את הרשימה לקהל מותאם אישית בפייסבוק, או לכל שירות שמציע אפשרות דומה.

שימו לב:

שימוש בפרטי נרשמים לפרסום ממומן צריך להתאים למה שהם הסכימו לו ולמדיניות הפרטיות שלכם.

וגם: גיליון עם מיילים של לקוחות הוא מידע רגיש, אז הגבילו את השיתוף שלו.

11. ייצוא לידים לקובץ חיצוני או מערכת CRM

כמעט כל מערכת לידים תומכת בייצוא, אבל לא תמיד למערכת שאתם עובדים איתה.

בעזרת זאפייר אפשר לבנות בדיוק את הייצוא שצריך.

במסך Explore, בחרו את מערכת הלידים (או הטפסים) ואת מערכת ה-CRM שלכם.

זאפייר יציג את החיבורים האפשריים בין שתיהן. אם אין חיבור ישיר, Google Sheets יכול לשמש כתחנת ביניים.

לפני שמפעילים, בדקו שני דברים: שהשדות ממופים נכון (טלפון לטלפון, ולא לשדה ההערות), ושאין כפילויות. ליד שנכנס פעמיים ל-CRM הוא ליד שמקבל שתי שיחות מכירה.

12. איחוד של RSS

נניח שיש לכם כמה בלוגים באותו אתר, או הרבה בלוגים שאתם עוקבים אחריהם, ואתם לא רוצים זאפ נפרד לכל אחד.

היום זה פשוט יותר מבעבר. ל-RSS by Zapier יש טריגר מובנה בשם New Items in Multiple Feeds, שמאזין לכמה פידים בזאפ אחד.

זאפייר, Make או n8n?

זאפייר הוא לא הכלי היחיד.

שני המתחרים הבולטים הם Make ו-n8n, וההבדל הגדול ביניהם הוא איך סופרים שימוש.

ההשוואה מבוססת על סקירה של Parseur.

שימו לב לנקודה אחת שם: תהליכים לא עוברים בקלות מפלטפורמה לפלטפורמה, אז הבחירה היא די לטווח ארוך.

בעיניי, למשווק שמתחיל עם כמה זאפים פשוטים, זאפייר הוא נקודת פתיחה סבבה.

כשהזאפים מתחילים לשרוף אלפי טאסקים בחודש, זה הזמן לחשב מחדש.

צ'קליסט לפני שמפעילים זאפ עסקי

זאפ שנשבר בשקט הוא גרוע יותר מזאפ שלא קיים. אתם בטוחים שהלידים מגיעים, ובפועל הם לא.

לכן, כמה המלצות:

• הרצתם בדיקה עם נתון אמיתי, ובדקתם שהוא הגיע ליעד בשדות הנכונים.
• הוספתם פילטר, כדי שהזאפ לא ירוץ על דברים שלא צריך (ולא ישרוף טאסקים).
• חישבתם כמה טאסקים הזאפ יצרוך בחודש.
• וידאתם שהחשבון שמחובר הוא חשבון עסקי שיישאר, ולא חשבון של עובד שעלול לעזוב.
• הפעלתם אימות דו-שלבי לחשבון זאפייר (זמין גם בחבילה החינמית).
• קבעתם מי מקבל התראה כשזאפ נכשל, ומי בודק את היסטוריית ההרצות מדי פעם.
• לזאפים קריטיים (לידים): יש גם גיבוי. למשל, מייל ישיר מהטופס, בנוסף לזאפ.

אינפוגרפיקה לקינוח:

שאלות ותשובות נפוצות על זאפייר לאנשי שיווק

1. החבילה החינמית של זאפייר מספיקה לעסק קטן?

לפעמים.

היא כוללת 100 טאסקים בחודש וזאפים של שני שלבים בלבד, בלי אפליקציות פרימיום.

לזאפ פשוט אחד, כמו טופס לגיליון עם נפח נמוך, זה יכול להספיק.

ללידים מפייסבוק, למשל, זה כבר לא יעבוד.

2. מה זה בכלל טאסק, ולמה נגמרים לי כל כך מהר?

טאסק הוא כל פעולה שהזאפ מבצע בהצלחה.

זאפ עם שלוש פעולות צורך שלושה טאסקים על כל הרצה.

שלבים כמו Filter ו-Formatter לא נספרים, אז פילטר טוב בתחילת הזאפ חוסך טאסקים.

3. זאפייר עובד עם מערכות ישראליות?

עם חלק מהן.

לרב מסר ולאקטיב טרייל, למשל, יש אפליקציה בספריית האפליקציות של זאפייר.

למערכות אחרות, חפשו את השם שלהן ב-Explore.

אם אין אפליקציה, בדקו אם המערכת תומכת ב-Webhooks, שאפשר לחבר דרכם.

4. הזאפ הפסיק לעבוד פתאום. מה עושים?

קודם כל, נכנסים להיסטוריית ההרצות של הזאפ ובודקים מה השגיאה.

הסיבות הנפוצות הן חיבור לחשבון שפג תוקפו, הרשאות שהשתנו, או שינוי בשדות של הטופס.

לפעמים הבעיה בצד של הפלטפורמה, כמו שקרה עם קבוצות פייסבוק.

במקרה כזה צריך לבנות את התהליך מחדש בדרך אחרת.

5. אפשר לשלוח לעצמי SMS על כל ליד חדש, למספר ישראלי?

לא דרך SMS by Zapier.

השירות שולח רק למספרים בארה"ב ובבריטניה.

החלופות הן ספק SMS עם אפליקציה בזאפייר, כמו Twilio, או התראה לאפליקציה שכבר פתוחה אצלכם בטלפון.

6. זה בטוח לתת לזאפייר גישה לחשבונות של העסק?

זאפייר מקבל גישה לכל אפליקציה שאתם מחברים, אז הסיכון הוא אמיתי ושווה לנהל אותו.

הפעילו אימות דו-שלבי, חברו רק את מה שצריך, ועדיף חשבון עסקי ולא חשבון פרטי של עובד.

לגבי מידע רגיש במיוחד, כמו מידע רפואי, בדקו את מדיניות האבטחה והפרטיות של זאפייר לפני שמחברים.

7. אפשר להשתמש בזאפייר כדי למלא בלוג בתוכן אוטומטי?

בהחלט.

אני ביצעתי מאות תהליכים כאלה בעזרת Make (המתחרה של זאפייר).

מבחינת SEO, זה לא ממש רעיון טוב לעשות את זה בלי סוג של בקרה מינימלית ופרומפט ברמה (מאד) גבוהה – אבל זה תלוי בסוג האתר והמטרות שלו.

מדיניות הספאם של גוגל מתייחסת לפרסום מחדש של תוכן ולייצור עמודים בכמויות בלי ערך מוסף.

אוטומציה טובה לתוכן היא זו שחוסכת עבודה שחורה (טיוטות, איסוף מקורות, תזכורות), ולא זו שמפרסמת בלי עין אנושית.

8. יש בזאפייר AI שבונה את הזאפים בשבילי?

יש.

לפי זאפייר, Copilot זמין גם בחבילה החינמית, וגם גרסאות בסיסיות של Agents ו-Chatbots.

זה חוסך זמן בבנייה, אבל עדיין צריך לבדוק כל שלב ולהריץ בדיקה עם נתון אמיתי לפני שמפעילים.

9. למה הליד הגיע לגיליון רק אחרי רבע שעה?

כי בחבילה החינמית, זאפים עם טריגר שבודק עדכונים רצים כל 15 דקות.

חלק מהטריגרים מיידיים מטבעם. בחבילות בתשלום מרווח הבדיקה שונה, ושווה לבדוק אותו בעמוד התמחור.

אם תגובה מהירה לליד קריטית אצלכם, זה שיקול אמיתי בבחירת החבילה.

לסיכום:

זאפייר הוא כלי שחוסך המון עבודה ידנית, בתנאי שבוחרים בו לתהליכים הנכונים: לידים, דיוור, פרסום תוכן ומעקב.

יש היום לא מעט מערכות AI שיכולות לעשות משימות כאלה ביעילות רבה – אבל שווה לעשות קצת בדיקות לפני שמתחייבים לפלטפורמה כזו או אחרת.

למדריכים נוספים:

• שיווק באימייל בעזרת אוטומציה
• מהו קידום אתרים אוטומטי?
• SocialBee – אוטומציה לרשתות חברתיות
• המדריך שלי על אוטומציה שיווקית
• מה חשוב לדעת על אוטומציה עסקית
• בוט לקידום אתרים – ממה צריך להיזהר
• אוטומציה של תכנים בעזרת Make