איך גובים כסף מלקוחות ביעילות, שומרים על תזרים מזומנים חיובי ונמנעים מאי-נעימויות?
הקטע עם גביית כסף מוצלחת מלקוחות טמון בהסדרת הציפיות מראש, שימוש במערכות אוטומטיות (כמו סליקת אשראי או הוראת קבע), ומעקב עקבי ואסרטיבי.
ניהול גבייה נכון לא רק חוסך זמן, אלא גם שומר על הבריאות הנפשית שלכם כבעלי עסק ומונע חיכוך מיותר עם הלקוחות.
עיקרי המאמר:
- אוטומציה היא המפתח: מעבר לסליקת אשראי חוסך את הצורך "לרדוף" אחרי הלקוח מדי חודש.
- גבייה מראש: הדרך הבטוחה ביותר להימנע מבעיות גבייה, בייחוד בעבודה מול לקוחות חדשים.
- הסכם עבודה ברור: חובה להגדיר בכתב את מועד התשלום, אמצעי התשלום, ומה קורה במקרה של איחור.
- גיוון אמצעים: הכירו את היתרונות והחסרונות של כל שיטה – מאשראי והעברה בנקאית ועד צ'קים ופייפאל.
- ניתוק רגשי: אל תרגישו "לא נעים". לדרוש את התמורה לעבודתכם זו זכותכם המלאה והבסיסית.
והפעם כמו שהבנתים, פוסט קצת שונה – על נושא קצת רגיש אך חשוב: כסף, ויותר ספציפית: גביית כסף מלקוחות.
כל העצמאים ובעלי החברות שבינינו רוצים להתפרנס בכבוד ולקבל תשלומים בזמן – האם זאת בקשה מוגזמת מדי?
ברור שלא, אבל לצערי במציאות הישראלית, אני נתקל, וגם שומע מחברים וקולגות – על לא מעט קשיי גבייה מול לקוחות.
זאת, מכל מיני סיבות שונות ומגוונות:
- הלקוח תחת ועושה בעיות
- ללקוח יש קשיים כלכליים
- סתם סיבות טכניות ("השיק ייצא אליך רק ב15 לחודש הבא", "הבוס צריך לחתום על השיק", "לא נכנסת למסב החודש" "אנחנו עושים העברות ב15 לחודש")
- ועוד שלל תירוצים אחרים.
תקציר של המדריך הנוכחי והסבר על איך אני מבצע גבייה מלקוחות, תוכלו לקבל בסרטון הבא:
אז אם אתם מעניקים שירות קידום אתרים (SEO), שיווק באינטרנט, קידום / פרסום ממומן בגוגל, או סתם עצמאיים :-), במאמר הבא החלטתי לעשות קצת סדר באמצעי התשלום השונים, כולל כמה טיפים לגבייה מסודרת יותר מהלקוחות שלכם.
אני מדבר על הנושא הזה בין היתר גם בספר שלי (למה אתה עדיין לא מיליונר) – כי אם יש משהו יותר חשוב מלדעת לשווק ולמכור ללקוחות – זה גם לדעת לגבות מהם את התשלום שמגיע לכם!
מדריך חובה לכל מי שרוצה לנהל סוכנות SEO רצינית ומקצועית או כל חברה מתפקדת עם מינימום בעיות גבייה.
השוואת אמצעי תשלום לגבייה מעסקים ולקוחות
1. באמצעות כרטיס אשראי
כרטיס אשראי זה אח.
על מנת לראות את הפוטנציאל האורגני ותוך כמה זמן נכפיל לך את ההכנסות
ניתן לחייג למספר 052-9095200 או למלא את הטופס:
מבחינתי, המלך של אמצעי התשלום.
נכון, זה אומר שחברת הסליקה/אשראי גוזרות עלינו עמלה, אבל זאת העמלה שאני משלם הכי באהבה בעולם.
אתם יודעים למה?
כי מכל האלטרנטיבות, היא הכי פחות גרועה.
הכסף נכנס (לרוב) כמו שעון, לא צריך להציק ללקוח, והשליטה נמצאת אצלנו.
יתרונות של סליקה באשראי:
- השליטה בידיים שלנו
- לא צריך לרדוף אחרי הלקוח
- שגר ושכח – הלקוח נותן את הפרטים פעם אחת וניתן לחייב בהוראת קבע (ניתן? התכוונתי חובה!)
- ניתן לבצע אוטומציה (כולל הוצאת חשבוניות דרך מערכות שונות)
חסרונות של סליקה באשראי:
- ברוב המקרים הכסף נכנס רק בחודש העוקב (למשל כל הגבייה של אפריל תיכנס לחשבון בחודש מאי). יש גם חברות שמעבירות כסף יום למחרת – המשמעות היא עמלה גבוהה יותר משמעותית.
עבורי זה בקטנה כי אף פעם אין לי לחץ תזרימי בעסק ואחרי החודש הראשון הכסף נכנס כמו שעון ומתרגלים לזה. - לא מעט לקוחות מסרבים למסור פרטי אשראי או שעובדים רק עם העברות/צ'קים/מזומן (יש כאלו שעבורם זה דיל ברייקר)
- כרוך בעמלות – חשוב לערוך השוואה בין הספקים השונים (לאומי קארד, ישראכרט, כאל, מקס עסקים, סליקה אינטרנטית וכו')
- קל יחסית לביטול (מצד הלקוח – למרות שחוקית עליו להוכיח כשל תמורה)
- לא 100% חלק – לפעמים יש בעיות כמו מסגרת שהסתיימה, פרטים לא נכונים, נגמר תוקף וכו'. במקרה שלי לא עבר אפילו חודש אחד שבו אני לא צריך להציק לכמה לקוחות לעדכון פרטי אשראי. ככה זה כשעובדים עם מאות לקוחות בכל רגע נתון.
2. העברה בנקאית
בעבר – האמצעי המועדף עליי (לפחות בשביל לשלם לספקים), אבל כאשר לקוחות משלמים בהעברה בנקאית, יכולות להיות עם זה הרבה בעיות.
למשל:
- לא מבצעים העברה בזמן (או בכלל) – הבעיה המשמעותית ביותר.
- מתרצים שהם לא עושים העברה "כי העמלה מאד יקרה" (מי אתם, עסקים שמשלמים 40+ ₪ עמלה להעברה בנקאית?!).
- אם הלקוח לא מסודר (ומניסיוני, 90% מהם לא כאלה), זה עלול לגרום למרדף מאד מתיש אחר הלקוח.
ויחד עם זאת, כמה יתרונות של תשלום בהעברה בנקאית:
- מהיר (במידה ומדובר באותו בנק זה מתעדכן מיידית).
- ניתן לבצע אוטומציה על ידי בקשת הוראת קבע בנקאית.
- לא ניתן לבטל (ברגע שהכסף עבר אליכם, הוא שלכם).
- במידה והלקוח מסודר ותקתקן, זה האמצעי הכי נוח וזול בעיניי ללא עמלות סליקה.
3. שיקים
צ'קים זה אמצעי של פעם, אבל משום מה יש עסקים שעדיין מתעקשים על תשלום בצ'קים (טוב שלא ביקשתם לשלם באמצעות יונת דואר).
יתרון:
אפשר לקבל שיקים מראש לתקופה של חצי שנה או שנה, ואז הכל דופק (בשאיפה כמובן שהשיק לא יחזור או יבוטל).
בדומה לדייר שמשלם לך שכר דירה למשל.
החיסרון העיקרי עם צ'קים:
היום כבר אפשר להפקיד צ'קים באפליקציה של הבנק, אבל יש מקרים (די נדירים מניסיוני) שהצ'ק לא עובר כי הלקוח עשה חתימה פראית מדי וזה מפריע לסרוק את מספר הצ'ק או כל מיני דברים האלה – ואז צריך לטרטר את עצמנו לסניף הקרוב או למכונות ההפקדה.
כלל ברזל – אם הלקוח מתעקש לשלם בשיקים – שלא ישלח בדואר!
מניסיוני – זה לא עובד חלק, צ'קים הולכים לאיבוד וזה פתח לצרות.
המלצה שלי – שלמו כמה גרושים לשליח שיאסוף את הצ'קים עבורכם (או שהלקוח ישלם לשליח), ורצוי מאד שזה יהיה עבור יותר מצ'ק אחד (סדרת צ'קים מראש).
לקוחות צריכים להבין שהזמן שלנו יקר ולהעריך אותו.
יש לי אפילו סרטון מיוחד לגבי הפקדת צ'קים באפליקציה של הבנק:
4. PayPal
פייפאל זה אמצעי טוב למי שלא רוצה לפתוח חשבון בחברת אשראי מאיזושהי סיבה, ובמידה ושאר האמצעים לא מקובלים על הלקוח.
אחד היתרונות של פייפאל – בשביל לשלם, הלקוח לא צריך שיהיה לו חשבון פייפאל, אפשר לשלם בכל כרטיס אשראי (כולל בעייתיים כאלו כמו דיינרס ואמריקן אקספרס).
יחד עם זאת, החסרונות של פייפאל לא מעטים:
- מדובר בחברה שעלולה לסגור או להקפיא חשבונות לבדיקה פתאומית, לעיתים ללא התראה מוקדמת.
- עמלות גבוהות מאוד ביחס לסליקה רגילה בארץ (גם עמלת עסקה וגם עמלת המרת מט"ח במידה ומושכים שקלים לחשבון הבנק).
- לא באמת אטרקטיבי ביחס לאמצעים האחרים בשוק המקומי.
5. מזומן
אמנם מזומן מתקשר אצל רוב אנשים לכסף שחור, אבל תתפלאו – יש כמה צדיקים שמעדיפים לשלם במזומן וגם רוצים על זה חשבונית מס וקבלה כחוק.
למה?
כי יש עסקים שבהם רוב העסקאות מתבצעות במזומן ולכן נוח להם יותר לשלם במזומן מתוך התזרים הקיים בקופה.
יתרונות – אתם מקבלים כסף מזומן, מיידי, בלי אפשרות לביטול או חזרת צ'ק 🙂
חסרונות – צריך להיפגש פיזית עם הלקוח בכל פעם (או – לשלם לשליח…), ויש מגבלות חוקיות (חוק צמצום השימוש במזומן) על סכומי עסקאות מותרים.
6. ברטרים
ברטרים (סחר חליפין) הינה שיטת תשלום עתיקת יומין בה אנו למעשה נותנים שירות / מוצר תמורת שירות / מוצר אחר.
למשל – קידום אורגני תמורת עיצוב גרפי, שיעור פרטי בשוק ההון תמורת שיעור פרטי בשיווק באינטרנט וכו'.
שלא תטעו – גם על ברטרים צריך להצהיר חשבונאית (להוציא חשבונית וקבלה הדדית, לשלם מע"מ וכו').
אם אתם רוצים לעשות את זה בצורה מסודרת – דברו עם הרו"ח שלכם.
הרחבתי עוד קצת על ברטרים בהקשר של חסכון עלויות בקידום אתרים במאמר הזה.
קבלו טבלה מסכמת של אמצעי התשלום העיקריים:
| אמצעי תשלום | רמת שליטה של העסק | אפשרות לאוטומציה | עמלות ממוצעות | למי זה הכי מתאים? |
|---|---|---|---|---|
| כרטיס אשראי (הוראת קבע) | גבוהה מאוד | כן (מוחלטת) | 1%-2.5% לעסקה | ריטיינרים, שירותים חודשיים |
| העברה בנקאית | נמוכה (תלוי בלקוח) | חלקית (הוראת קבע בנקאית) | אפסית עד שקלים בודדים | פרויקטים גדולים, חברות B2B |
| צ'קים | בינונית (יש צ'ק פיזי ביד) | לא | עמלת הפקדת שורה בבנק | לקוחות "של פעם", עסקאות ארוכות טווח |
| פייפאל (PayPal) | בינונית-גבוהה | כן | גבוהות (3.5%-5%+) | לקוחות מחו"ל, שירותים דיגיטליים מזדמנים |
| אפליקציות תשלום (ביט/פייבוקס) | נמוכה | לא | משתנה בעסקי (מעל תקרה) | עסקאות קטנות, לקוחות פרטיים |
איך לגבות כסף מלקוחות בצורה טובה יותר? הטיפים שלי מהשטח
אם יש משהו שאני משכלל ומשפר כל הזמן, זה את הנושא של גבייה מלקוחות.
אמנם לא הגעתי לדרגת מאסטר ואין חודש שאני לא רודף אחרי כמה לקוחות כדי שישלמו כבר קיבינימט, אבל אין ספק שבמהלך שנותיי כעצמאי, בניהול מאות פרויקטים, למדתי דבר או שניים על הנושא.
להלן כמה טיפים לגבייה מוצלחת יותר:
1. תשלום מראש ככל הניתן
השתדלו תמיד לדרוש תשלום מראש או לפחות מקדמה משמעותית, במיוחד עם לקוחות חדשים שאתם עדיין לא מכירים את מוסר התשלומים שלהם.
אין כסף?
לא מתחילים לעבוד.
גם אם הבנאדם נראה לכם הכי סחבק בעולם.
במידה והלקוח עושה בעיות, מתחמק, נותן תירוצים עוד לפני שהפרויקט התחיל – זה תמרור אזהרה, ואתם בהחלט יכולים לבחור שלא לעבוד איתו.
כעצמאים, יש לנו את הפריבילגיה הזו.
אם מדובר בחברה גדולה / עירייה / גוף ממשלתי ואתם מוכנים לבלוע את הגלולה, אפשר להתעקש לקחת כרטיס אשראי כאמצעי ביטחון בלבד, או לקבל מהם צ'קים דחויים מראש.
מניסיוני לפחות, עבודה עם חברות גדולות (שמשלמות שוטף + 60 במקרה הטוב) בד"כ כרוכה בעיכובים מהסוג הזה, אבל אחרי שעברתם את התקופה הראשונה של השוטף, בד"כ הדברים מתקתקים בלי בעיה כי יש להם מחלקת הנהלת חשבונות מסודרת.
2. לעבוד עם הסכמים מסודרים
בחוזה / הסכם העבודה חובה לציין במפורש את תנאי התשלום (מועד תשלום מדויק + אמצעי תשלום נבחר) וגם מה קורה במידה והלקוח לא משלם (למשל סעיף המאפשר לכם להקפיא את העבודה לאחר X ימי איחור).
כמו כן, חשוב לתעד כמה שיותר בכתב (במיילים או בוואטסאפ) כל מה שקשור לענייני גבייה ותזכורות.
3. התמדה ואסרטיביות: נתקו את הרגש
אתם לא צריכים להרגיש "לא נעים", שאתם "מתקרצצים" על הלקוח או משהו בסגנון – זכותכם לגבות מה שמגיע לכם עבור עבודה שבוצעה.
אם תחפפו בגבייה ותרגישו אשמים – הלקוחות ירגישו את זה היטב וירשו לעצמם גם למרוח את מועד התשלום שוב ושוב.
מניסיוני, תזכורת פשוטה ועניינית במייל אחת לכמה ימים, הודעות וואטסאפ ושיחות טלפון, בסופו של דבר עושות את העבודה.
"היי [שם הלקוח],
מקווה שהכל מצוין!
שם לב שחשבונית מספר [מספר] על סך [סכום] עדיין לא שולמה ונמצאת בפיגור של מספר ימים. אשמח אם תוכלו להסדיר את התשלום בהקדם האפשרי באחד מהאמצעים הבאים: [לינק לתשלום/פרטי בנק].
תודה מראש והמשך שבוע מעולה,
[השם שלכם]"
4. שירותי גבייה חיצוניים
יש לכם הרבה לקוחות בעייתיים ואין לכם זמן ואנרגיה להתעסק עם זה?
תעשו אאוטסורסינג (מיקור חוץ) לגבייה.
ישנן חברות או נציגים פרילנסרים שמספקים שירותי גבייה לעסקים קטנים ובינוניים.
זה עולה כמה מאות שקלים בחודש, אבל חוסך לא מעט כאבי ראש, מתחים ובעיות בריאותיות 🙂
מה עושים במקרים קשים של גבייה…?
במקרים קשים שהלקוח מתחמק מהתשלום למרות אינספור פניות, או שאומר במפורש שהוא לא מתכוון לשלם, לפעמים אין ברירה אלא לשלוח מכתב התראה מעורך דין, ובמקרי קיצון לפנות למישור המשפטי או להוצאה לפועל.
אני אישית אף פעם לא הגעתי למצב הזה, ופעמים רבות העדפתי "לשחרר" לקוח רעיל גם במחיר של לאבד פה ושם כמה אלפיות.
בעיניי, זה לא תמיד שווה את בזבוז הזמן, העצבים וכל המתח הנלווה לזה.
הזמן והבריאות שלי שווים יותר מזה.
שאלות ותשובות נפוצות על גביית תשלומים מלקוחות
1. איך לבקש כסף מלקוח שמאחר בלי להרוס את היחסים?
תקשורת עניינית ולא מאשימה היא המפתח.
השתמשו בניסוחים כמו "יכול להיות שהתפספס לכם" או "שולח תזכורת ידידותית".
לרוב מדובר בשכחה ולא בכוונת זדון, ופנייה נעימה תביא לתשלום מהיר ללא פגיעה ביחסים.
2. האם מותר לי לגבות ריבית פיגורים על איחור בתשלום?
חוקית, ניתן לגבות ריבית פיגורים רק אם הדבר סוכם מראש ונחתם בחוזה ההתקשרות ביניכם לבין הלקוח.
ללא סעיף כזה בהסכם, יהיה קשה מאוד לדרוש זאת.
3. מה לעשות אם לקוח ביטל צ'ק או שצ'ק חזר?
צ'ק שחזר ללא כיסוי (אכ"מ) הוא עילה ברורה לפתיחת תיק בהוצאה לפועל (לאחר מתן הזדמנות סבירה ללקוח להסדיר זאת).
צ'ק שבוטל על ידי הלקוח מחייב אותו להוכיח "כשל תמורה" (שלא קיבל את השירות).
בשני המקרים מומלץ לתעד את מתן השירות ולהתייעץ עם עו"ד.
4. האם לקוח יכול לבטל תשלום באשראי אחרי ששילם?
כן, תהליך זה נקרא "הכחשת עסקה" או Chargeback.
חברת האשראי תיקח מכם את הכסף זמנית ותדרוש מכם להוכיח שסיפקתם את השירות.
אם יש לכם הסכם חתום, התכתבויות והוכחות עבודה – חברת האשראי תפסוק לטובתכם.
5. איך עובדים עם חברות גדולות שדורשות שוטף + 90?
אם החלטתם לקבל את התנאים כי העסקה משתלמת, תכננו את התזרים שלכם בהתאם.
הקפידו להוציא את החשבון בדיוק בזמן, וודאו שהיא נקלטה אצל הנהלת החשבונות של החברה כדי למנוע עיכוב של חודש נוסף בגלל "פספוס תאריך".
6. האם אפליקציות כמו ביט (Bit) או פייבוקס מתאימות לגבייה עסקית?
לעוסק פטור ולסכומים קטנים זה יכול להיות פתרון נוח.
עם זאת, לאפליקציות הללו יש תקרת העברות שנתית. ברגע שתעברו אותה, האפליקציה תחייב אתכם לפתוח חשבון עסקי ו/או תחויבו בעמלות סליקה, בדומה לאשראי.
עם זאת, זה לא פתרון טוב למי שעובד בסקייל (בהיקפים גדולים) ויותר מסובך לעשות לזה אוטומציה מבחינה חשבונאית.
7. מהו תהליך הקליטה (Onboarding) הנכון מול לקוח חדש מבחינה פיננסית?
לפני תחילת העבודה: חתימה על הסכם הכולל תנאי תשלום, קבלת פרטי אשראי לחיוב חודשי אוטומטי במערכת מאובטחת, וגביית תשלום ראשון/מקדמה.
8. מתי כדאי להעביר חוב לטיפול משפטי?
דעתי האישית היא שאף פעם, אבל זה בגלל שאני בנאדם כזה שלא יכול לסבול התעסקות בקקי ואנרגיה שלילית (לכן אני מתעקש תמיד על תשלום מראש), וגם בגלל שאני כבר המון שנים בעולם העסקים ומאסתי בדברים האלה.
אבל נניח שהתחלתי לעבוד עם מישהו כי הוא נראה אחלה ואז אני רואה שהוא עושה לי קטע על תשלומים – אני משחרר, מודה ליקום על השיעור ועובר הלאה.
בעיניי, אין שום סיבה שתעבדו על לקוח יותר מחדש אחד בלי תשלום.
עשו לכם קטע אחרי חודש של עבודה? אל תמשיכו לעבוד!
אם אתם אנשים של עקרון, הלקוח מתעלם לחלוטין מפניות או מסרב לשלם לכם על עבודה שבוצעה, וסכום החוב מצדיק את עלויות עורך הדין (לרוב חובות של אלפי שקלים ומעלה) – אפשר כמובן ללכת עם זה (ושיהיה בהצלחה!)
9. האם כדאי לתת הנחה על תשלום מראש למשך שנה?
לדעתי – לגמרי.
עסקאות שנתיות בתשלום מראש מספקות לכם שקט נפשי ותזרים חיובי חזק.
מתן הנחה של 5%-10% תמורת תשלום שנתי מראש היא פרקטיקה מקובלת ומשתלמת לשני הצדדים.
10. איזה תירוץ הוא הנפוץ ביותר לאי-תשלום ואיך מתמודדים איתו?
"מנהל החשבונות שלנו לא נמצא השבוע / צריך חתימה של המנכ"ל".
הפתרון: דרשו מראש טלפון ומייל ישיר של מחלקת הנהלת חשבונות בחברה כדי לעקוף את צוואר הבקבוק, והתעקשו על הוראת קבע שמייתרת את הצורך בחתימות חודשיות.
גביית כסף – לסיכום
בשורה תחתונה – ניתן למנוע את כל הבלאגן אם מתעקשים מספיק על הסדרת התשלום (ורצוי מראש) עוד לפני תחילת העבודה.
ניתן אפילו להציע ללקוח הנחה מסוימת (5-10%) על תשלום מראש (תשלום רבעוני, חצי שנתי או שנתי), אם זה מאד חשוב לכם, ואתם מוכנים לספוג את ההורדה ולו בכדי שיהיה לכם שקט תעשייתי לאורך הדרך ואפשרות להתרכז בעיקר (בעבודה ללקוח) ולא בתפל (ברדיפה אחריו).
בהצלחה!
