מה זה גאנט ואיך תוכלו לנהל באמצעותו לוח זמנים בלי לקרוס?

בעולם השיווק של היום כמעט כל אחד עובד על פי משימות מוגדרות ופרויקטים: זה יכול להיות קמפיין בניית קישורים, כתיבת דפי תוכן, כתיבת פוסטים ברשתות חברתיות וכמעט כל דבר אחר שתוכלו לחשוב עליו.

המשימות האלו בדרך כלל גם מתחלקות בין מספר אנשים.

האופן הכי פשוט בו אנחנו מורגלים לנהל משימות היא על גבי יומן או לוח שנה, אבל משימות יכולות גם להימשך על פני ימים שלמים ואפילו חודשים. לכן מדובר במבנה מיושן שכבר פחות מתאים לקצב המטורף שבו אנחנו מתנהלים היום.

דרך אחת היא לתת לכל משימה תאריך התחלה ותאריך יעד כמו שעושים במערכות רבות לניהול משימות, שאת חלקן אתם בוודאי מכירים, אבל אם לא נתנו ללוח הזמנים הזה תצוגה גרפית, לא עשינו כלום.

כאן בדיוק נכנס לתמונה הגאנט: הגאנט נקרא על שם בחור בשם Henry Gantt, שכבר בשנות ה-20 של המאה שעברה עשה שימוש בתרשימים כאלו כדי למדוד את האפקטיביות של העובדים שלו.

היום למרבה המזל יש לנו דרכים אחרות למדוד תפוקה, אבל הגאנט הוא עדיין כלי מעולה לניהול משימות בצורה גרפית.

מה זה גאנט ואיך תוכלו לנהל באמצעותו לוח זמנים בלי לקרוס?

אז מה זה גאנט, ומה מבדיל תרשים גאנט מעוד לוח משימות?

בלוח משימות רגיל (באקסל נניח), כל משבצת מסמנת יחידת זמן אחת כמו יום, חודש או שנה ובה משימה אחת.

בגאנט לעומת זאת התאים בשורת הכותרת מתפקדת כציר הזמן על סמך החלוקה הנוחה לנו (יום, שבוע, חודש).

כל שורה אופקית מתחת מסמנת את משימה אחת. למעשה, מדובר בהיפוך של לוח המשימות הסטנדרטי כפי שאנחנו מכירים אותו.

כאן תוכלו לראות דוגמאות לעיצובים שונים של גאנט

כפי שאפשר לראות, יש גם גאנטים מורכבים יותר. לדוגמה, גאנט בו שורת כותרת אחת מסמלת שבוע וזו שמתחת מסמנת ימים. גאנטים אחרים מחולקים על פי קבוצות או אנשי צוות עם רווחים בין כל סגמנט.

באופן זה, אנחנו יכולים להגדיר כל משימה לביצוע לתקופת זמן אחרת ועדיין להציג את כולן על גבי אותו הגרף מכיוון שבאופן גרפי הן אומנם חופפות אחת לשנייה, אך בפועל עדיין תיתכן ביניהן חפיפה על ציר הזמן.

עכשיו מובן למה קובץ אקסל או Google Sheets עם שורות פשוטות של משימות הוא לא גאנט

אשמח לבדוק את האתר שלך בחינם!

על מנת לראות את הפוטנציאל האורגני ותוך כמה זמן נכפיל לך את ההכנסות

ניתן לחייג למספר 052-9095200 או למלא את הטופס:

נשמע נהדר, אז איך אני בדיוק בונה תרשים גאנט?

את הגאנט הפשוט ביותר מן הסתם אפשר לבנות באמצעות אקסל או Google Sheet בתצורת טבלה. במקום למלא את המשימות בתוך תאי הטבלה, אנחנו כותבים אותן בטור הראשון (A).

בשורת הכותרת אנחנו כותבים את תקופות הזמן שמתאימות לנו.

את התקופה הנדרשת לכל משימה אנחנו מציינים באמצעות מילוי הרקע של כל תא.

אגב, אנחנו יכולים גם לבנות גאנט מחזורי לשבוע או חודש אם יש לנו תוכנית עבודה קבועה. במקרה הזה לא נרשום תאריכים אבסולוטיים, אלא רק מספרי שבועות או את שמות הימים בשבוע.

מה הבעיה עם גאנט ידני?

הבעיה הצפויה עם גאנט ידני היא שכל שינוי קטן יכול לגרום להזחה של כל הגאנט. לדוגמה, אם מחר ייפול איזה אירוע בלתי מתוכנן שיגרום לנו להפסיד יום עבודה ולוח הזמנים שלנו מאוד צפוף גם ככה, כל המשימות בגאנט יצטרכו לזוז יום אחד קדימה. במקרה הזה נבזבז דקות ארוכות על בחירת תאים, ריקון ומילוי.

למרבה המזל יש לכך כמובן פתרונות. חלק מהפתרונות הם פתרונות גאנט יעודים וחיפוש קצר בגוגל ימצא אותם בקלות, אבל לי חשוב דווקא להדגים כיצד אתם יכולים להשתמש במערכת שכבר יש לכם כדי לייצר באמצעותה גאנטים (חלק מהן מתממשקות עם שירותים חיצוניים שאותם אני כן אזכיר).

Gantter ל-Google Drive

“גאנטר”, שמתחבר אל לגוגל דרייב עולה משהו כמו 5$ לחודש ומאפשר לנו להקליד מספרי ימים או לקבוע משימות שלא יכולות לחפוף אחת לשנייה ועם סדר עדיפויות שונה:

הפיכת נתונים גולמיים לגאנט באקסל ויישומי אופיס אחרים

מיקרוסופט מציעה תבנית גאנט לאקסל, אבל היא די מכוערת וגם התקופות לא מוגדרות לפי יחידות סטנדרטיות. היא כן כוללות מקום להכניס מספרים ועובדת באמצעות נוסחאות.

תוספות לאקסל אין ממש (ואם יש, הן כנראה לא משהו…), אבל יש בכל זאת דרך פשוטה יחסית להפוך טבלת עבודה עם תאריכים לתרשים גאנט באמצעות תרשימי עמודות (Bars).

מן הסתם, בניגוד לגאנט ידני, כל פעם שנשנה את הנתונים, גם הגאנט ישתנה בהתאם.

השיטה הזו עובדת כמובן גם ביישומי אופיס אחרים בזכות פונקציית התרשימים הגלובאלית, אבל אני ממליץ קודם כל ליצור את הגאנט באקסל ורק לאחר מכן להטמיע אותו גם ביישומים אחרים.

הנה מדריך באנגלית צעד אחרי צעד

Microsoft Project

מיקרוסופט אופיס כוללת בחלק מהחבילות שלה גם את Microsoft Project. מדובר בכלי לניהול משימות של מיקרוסופט. הוא פחות מוכר משאר המוצרים במשפחת אופיס ולכן הוא לא בהכרח יהיה פשוט יותר מכל הכלים שהזכרתי עד כה.

אז לא, לא הייתי רוכש מנוי במיוחד בשביל שימוש בגאנט (שכאן נקרא Timeline), אבל אם אתם כבר יודעים איך לעבוד עם פרוג’קט, זו עשויה להיות אפשרות טובה יותר מאקסל.

Zoho Projects

זוהו הוא שירות ידוע לניהול של צוותים ומשימות, ואפשר גם להוסיף לו מודלים של פרויקטים שהופך אותו לכלי להפקה וניהול של גאנטים.

ניתן להשתמש בו בנפרד משאר השירותים של זוהו ולמעשה אם אתם לא זקוקים ליותר משלושה משתמשים, הוא חינמי לחלוטין, מה שהופך אותו לכלי מושלם עבור מי שזקוק לגאנט אישי.

גם אם אתם זקוקים ליותר משתמשים, לא תשלמו יותר מ-10$ לחודש בכל מקרה.

ניהול משימות באמצעות גאנט

Monday – אתם כבר בתוך הגאנט…

Monday.com היא אחת החברות הישראליות הגדולות ביותר בתחום ניהול הפרויקטים. אם אתם משתמשים בשירות שלה על בסיס יום יומי עם הצוות שלכם כדי לנהל פרויקט או כמה פרויקטים במקביל, ייתכן שאתם כבר יכולים להפוך אותם לגאנט בכמה לחיצות פשוטות.

על מנת שזה יעבוד אתם חייבים ליצור טור Timeline וטור Dependency. שאר הטורים הם בגדר המלצה, אבל שימוש בהם יהפוך את הגאנט לברור יותר.

פונקציה חביבה של Monday.com היא היכולת ליצור גאנט שישמש כקו בסיס (Baseline) ולהמשיך בעבודה כרגיל כדי לצפות בשינויים באופן דומה להיסטוריית שינויים בתוכנות אחרות. אפשרות שימושית אחרות היא להוסיף ציוני דרך (Milestone).

Trello – חלופה אפשרית לגאנט

טרלו היא מערכת לניהול משימות עם עקרונות דומים לגאנט, אבל במקום שלכל משימה יהיה קו על גבי ציר הזמן, כל משימה יכולה הופכת לסדרה של כרטיסיות כשכל כרטיס הוא תגובה חדשה שנוספת לשרשור.

אז נכון, טרלו היא לא גאנט, אבל אם אתם מאלו שמוצאים את עצמכם מתכתבים במקביל עם אותם אנשים במייל בכמה נושאים שונים ושוכחים (או לא רוצים) לתייג כל הודעה, Trello יכול פשוט להציל אתכם.

אפשר גם לענות במייל על שרשורים בטרלו, אבל אתם חייבים להזכיר את מי שאתם פונים אליו (עם @), אחרת הוא לא ייראה את התגובה שלכם במייל שלו…

Asana

Asana היא עוד מערכת נפוצה וידידותית לניהול משימות שנוצרה על ידי עובדים לשעבר בגוגל ופייסבוק ויש לה דמיון רב לטרלו.

בניגוד לטרלו יש לה גם תצוגת Timeline שמאפשרת להפוך את אוסף המשימות שלכם או של מי שאתם נמצאים אתו בקשרי עבודה לגאנט. כל אחד יכול לשתף את ה-Timeline האישי שלו עם שאר חברי הצוות.

אם אתם רוצים אפשרויות מתקדמות יותר לניהול גאנט, תוכלו לחבר בין Asana בין פתרון גאנט עצמאי בשם Instagantt.

“אינטגנט” עולה פחות מ-10$ לחודש ויש חודש ניסיון חינם. (האתר עצמו נראה לי קצת מפוקפק עם Over SEO רציני, אבל סביר להניח שהוא בטוח…).

בין התכונות המעניינות של אינסטגנט:

✔️ חישוב עומס עבודה לעובד או איש צוות
✔️ אפשרות לעבור לתצוגת לוח (כמו ב-Trello)
✔️ השוואת שינויים בגאנט ל-Baseline.
✔️ ניהול תקציבים
✔️תקשורת עם אנשי הצוות בהתאם למשימות בגאנט

Slack

Slack היא מערכת מתקדמת לתקשורת פנימית בתוך הארגון והיא הפכה ללהיט למרות שהיא יותר מורכבת ממערכות אחרות.

על מנת לשלב גאנט בתוך Slack, יש לחבר את המערכת עם שירות בשם TeamGantt.

גם לו יש מודל חינמי של עוד שלושה משתמשים בחודש, אבל הוא יקר מ-Intagantt והחבילות בתשלום מתחילות ממחיר של 25 דולר ו-30 דולר לחודש רק עבור פתיחת כל התכונות המתקדמות. (המחיר הסופי תלוי במספר המשתמשים).

גם ב Teamgantt תוכלו לראות את עומס העבודה בתוך הצוותים שלכם ואת היסטוריית הגרסאות (או ליתר דיוק, כיצד ההספק בפועל נראה לעומת הגאנט המקורי( וגם לשלוט על תקציבים.

תכונות מעניינות נוספות:

✔️ מעבר לתצוגת פורטפוליו המסכמת את ההספק של כל הפרויקטים ביחד
✔️ מעבר לתצוגת רשימה או לוח שנה
✔️ מעקב אחר זמן הביצוע בפועל
✔️ פתקים דביקים

Highver – גאנט למקדמי אתרים (אבל לא רק)

גילוי נאות: אני שותף ב-Highver מ-2020 (האתר הוא מסחרי).

Highver מערכת לניהול משימות SEO שיש לה גם תצוגת טיימליין (גאנט). מלבד הגדרת משימות נפוצות וידניות, יש גם כלי עזר שכל מקדם צריך כמו מחקר מילות מפתח, מעקב אחרי מיקומים, בדיקת קריאות, בדיקות מהירות ועוד.

ממליץ!

אני מזמין אתכם/ן לראות בסרטון הבא איך עובדים עם Highver בצורה היעילה ביותר ולמה אני ממליץ על המערכת הזאת 👇

 

לסיכום

גאנט הוא כלי מצוין לניהול משימות מודרני שלוקח בחשבון את העובדה הפשוטה שהיום לוחות זמנים ופרויקטים הם דינאמיים ויכולים להשתנות מרגע לרגע.

ישנם גאנטים פשוטים יותר וגאנטים מורכבים יותר: החל מגאנט אישי לניהול סדר עבודה שבועי ועד לגאנטים מורכבים שמשותפים לכמה חברי צוות או אפילו צוותים שונים.

סביר להניח שאם אתם משתמשים כבר בכלי לניהול משימות או צוותים כזה או אחר, יש לכם גם אפשרות ליצור גאנט מתוך המערכת או באמצעות שירות נלווה.

שווה להכיר את האופציה הזו כדי לעשות לעצמכם חיים קלים יותר לתכנון ארוך הטווח של לוח הזמנים ומעקב אחרי ביצוע המשימות בפועל.

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב pinterest
שיתוף ב whatsapp
אהבת? גם ברשימת תפוצה שלי אני מפנק :-) ועל הדרך נותן מתנה >>
הרשמה לרשימת תפוצה

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

יש מצב שגם אלו יעניינו אותך...
Call Now Buttonחייגו עכשיו