ClickCease

052-9095200

המייל שלי ואני – מדוע המייל הוא עדיין כלי העבודה הטוב ביותר

אתחיל בוידוי: יש לי שריטה קשה מאד (ברמת אובססיה מהחמורות שיש) בכל מה שקשור למיילים.

מצד אחד, אני מתעב אמצעי תקשורת "אלטרנטיביים" לצרכי עבודה כמו וואטספ ואפליקציות למיניהן ומבקש לרוב לדבר איתי במייל.

למה עדיף להשתמש באימייל ככלי עבודה

מצד שני, מיילים פתוחים עושים לי קריז ואני לא נרגע עד שאני מאפס את התיבה בסוף היום.

מכירים את אלה שהאינבוקס שלהם מכיל 7263 מיילים פתוחים על בסיס קבוע? (להערכתי, 50-60% שאתם גם כאלה)…

אז אצלי זה לא קיים, לא מסוגל לראות אפילו מייל אחד פתוח באינבוקס – אני ישר פותח ואם זה חשוב או דורש טיפול אני מסמן בכוכבית.

חקרתי את הנושא ומסתבר שיש לתופעה הזאת גם שם: Email Anxiety, או בעברת צחה "חרדת מיילים".

מסתבר שאני לא היחיד שסובל מזה, וזה ללא ספק תחלואה של העולם המודרני וכל השיט שזה מביא איתו, אבל עדיין לא יצא לי להכיר אף אחד שאובססיבי וסובל מזה ברמות שלי.

אין לי ספק שזה פוגע לי גם בהרבה דברים בחיים וזה כנראה דורש טיפול מקצועי.

עד כאן אני והבעיות שלי 🙂

ויחד עם זאת – אני עדיין משוכנע שאימייל הוא האמצעי תקשורת הטוב ביותר למטרות עבודה ועסקים.

אני מודע לזה שיש כלים כמו Slack וכל מיני תוכנות של ניהול משימות וכו' שהרבה סטארטאפים וחברות משתמשים בו בשוטף. אני לא מתחבר לדברים האלה – אבל זה רק אני, אם משהו עובד לכם טוב – הכל סבבה.

מטרת המאמר הנוכחי זה לסקור כמה אמצעי תקשורת נפוצים כיום ולנסות לשכנע למה מייל עדיף על כולם (ועל הדרך, לתת כמה טיפים).

אז לפני הכל, קצת היסטוריה.

אשמח לבדוק את האתר שלך בחינם!

על מנת לראות את הפוטנציאל האורגני ותוך כמה זמן נכפיל לך את ההכנסות

ניתן לחייג למספר 052-9095200 או למלא את הטופס:

1. מייל – קצת רקע

מייל היא צורת התקשורת הוותיקה ביותר ברשת האינטרנט ובשנים הראשונות של האינטרנט הציבורי נחשבה לפריצת דרך של ממש באופן בו אנשים מתקשרים אחד עם השני (למרות שתיבות דואר אלקטרוניות היו נפוצות במוסדות אקדמאיים כבר מתחילת שנות ה-70).

היום לעומת זאת קשה לספור את מספר האופציות החלופיות שיש לנו: Whatsapp, צ'אט קולי, שיחות ווידאו, מסנג'ר, אפילו את ה-SMS אפשר להכניס לקטגוריה הזו.

למעשה, סביר להניח שאם תשאלו את יליד דור ה-Z הממוצע, הוא יגיד לכם שתיבת הדואר שלו משמשת אך ורק כדי לפתוח חשבונות באתרים…

תוכנות לתקשורת חלופית הן כמובן לא עניין חדש והמבוגרים מביננו בוודאי זוכרים את ICQ או אולי אפילו Windows Live Messenger, אך התלות שלנו בערוצים האלו לא הייתה קריטית, ולכן רק לעיתים נדירות מאוד השתמשנו בהם לצרכי עבודה שוטפת. ההבדל הוא שהיום שיטות התקשורת האלטרנטיבית הפכו לכלי יום יומי שחלק גדול מאתנו עושה בו שימוש גם לצרכי עבודה.

2. Whatsapp 

כשמישהו פונה אלי ב-Whatsapp אני כבר יכול לתאר לעצמי את שרשרת ההודעות הבלתי נגמרת שתהיה לנו מעכשיו.

בגלל שאין לי התראה ספציפית ללקוח הזה, אני גם לא יודע אם כל התראה שקופצת או שאני שומע קשורה אליו או לא, וכמובן שהוא מצפה שאני אענה לו מהר…

ויש את אלו שחושבים שלהקליט הודעות של דקה וחצי חוסך המון זמן.

מה שקורה במציאות זה בדיוק ההפך: ברברת בלי נגמרת ו-Too Much Information שלא היה מתרחשים אם הם היו צריכים לפתוח מייל ולסכם אותו בחמש שורות… 

אגב, אי אפשר לחפש בהודעות מוקלטות וגם החיפוש הכללי ב-Whatsapp  הוא נוראי מכיוון שאי אפשר לתייג צ'אטים.

Whatsapp for business קצת יותר יעילה בקטע הזה כי אפשר לתייג על פי צבעים, אבל יש לה חסרונות אחרים כמו זה שהיא דורשת מספר נייד נפרד או פתיחת מספר וירטואלי חיצוני.

אם כבר יצרנו מערכת יחסים עם הלקוחות, חשוב שנקבע לו גבולות מבחינת שעות העבודה והתגובה שלנו.

אפשרות אחרת היא לכוון את התקשורת לצד שלנו. במקום "שלח לי תזכורת מייל", "אני אשלח לך תזכורת במייל".

הקדשתי גם סרטון קצר לשנאה שלי לוואטספ (סליחה על הסאונד הגרוע):

3. טלפון

אוקי, אז יש מקרים שבהם שיחת מכירות חייבת להתחיל בטלפון, ולמעשה זה נכון אפילו אם מדובר בשיחת עבודה שגרתית בה מסכמים דברים.

הבעיה מתחילה כשאנשים מחליטים שטלפון זו צורת העבודה המועדפת עליהם גם כאשר אין בזה שום צורך.

לטלפון יש כמה חסרונות מרכזיים:

  • החסרון המשמעותי ביותר, לפחות מבחינתי – זה שטלפון דורש זמינות של 2 הצדדים בו זמנית.
    זה אמצעי תקשורת מאד אגרסיבי בהקשר הזה שהוא דורש ממך לעזוב הכל ולפנות 100% תשומת לב (או לפחות, קרוב לזה) לצד השני.
    בהרבה מהמקרים זה לא בא לך טוב באותו רגע, ואז יוצא מצב של חתול ועכבר וחוסר תיאום, שיחות שאתה שוכח / לא רוצה לחזור אליהן ובכלל – מצבים לא נעימים.
  • חסרון נוסף – אם אני לא נמצא מול מחשב, זה כמעט בלתי אפשרי להקשיב לשיחה ולכתוב דגשים תוך כדי, ואז זה הופך את כל השיחה למיותרת כי כבר היה עדיף מראש לשלוח את הדברים במייל או אפילו, רחמנא ליצלן, בוואטספ.
  • עוד חסרון לא קטן זה קשיים טכניים – בעיות סאונד, קליטה לא טובה, אוזניות חרא שגורמות לזה ששומעים את הסביבה שלך יותר מאשר אותך וכו'

סבבה – אימייל זה הכי יעיל. מה עכשיו?

לאחר כל המרמורים ונסיונות השכנוע בכך שאימייל זה אמצעי התקשורת היעיל ביותר (ברוב המקרים), בואו נפנק בכמה טיפים לשימוש יעיל במייל, shall we?

טריקים ל-Gmail

Gmail הוא עדיין אחד משירותי המייל הפופולאריים ביותר בעולם.

גם אם יש לכם חשבון תחת הדומיין שלכם, אני ממליץ לכם בחום לחבר אותו לשירות של Gmail. זה לא רק בגלל סט התכונות הנהדר, אלא בגלל שזו גם הדרך הכי קלה לדעתי לסנכרן בין כל המכשירים שלכם עם האפליקציה הפשוטה. 

כוכביות – סימון בכוכבית הוא מצוין אם אתם מציצים בהודעה שכבר קראתם, אבל אין לכם כרגע זמן להתעסק איתה. הסימון גם עוזר לגוגל להחליט באופן אוטומטי אילו הודעות הן חשובות ולסמן אותן בתווית הצהובה.

לטיפול בהמשך – אתם יכולים לבחור כמה הודעות ולתזמן אותן לטיפול במועד מאוחד יותר בלי שהן יציקו לכם בעין. סוג של פח אשפה זמני.

תזמון שליחה: אם תלחצו על החץ מתחת לכפתור השליחה, תוכלו לתזמן את שליחות ההודעה. זה יכול להיות טוב אם לדוגמה אתם לא רוצים שמישהו ייראה שאתם שולחים הודעות בשתיים בלילה. 

אני ממש אוהב את הפיצ'ר הזה, ומתזמן הרבה פעמים הודעות לשעות מאוחרות כאשר אני קולט שזה הולך להיות שרשור ארוך ואין לי זמן לפתח דיון באמצע היום.

עוד לא קראתי: אם תיבת המייל שלכם מטפלת בכמה נושאים, אני ממליץ בחום לסדר אותה על פי "עוד לא קראתי".

זה ימנע מהודעות ישנות כמו כל מיני קבלות אוטומטיות שאולי רציתם לשמור לקריאה מאוחרת יותר או לתייג להיבלע לפני הודעות חדשות יותר. כדי לשנות את זה, גשו להגדרות -> דואר נכנס -> סוג תיבת דואר נכנס.

אם תיבת הדואר שלכם מוקדשת רק לנושא ספציפי כמו הודעות מול לקוחות, אני ממליץ לכם בכל זאת להישאר עם ברירת המחדל.

שימוש בתוויות: תוויות ובמיוחד תוויות מקננות את הסוד לשמירה על דואר מסודר וניהול משימות גם אצל הכי מפוזרים מביננו.

ברמה הראשונה אתם יכולים למשל לתייג את כל ההזמנות ברמה השנייה אתם יכולים נניח ליצור תגיות של לקוחות בתוך תגית הזמנות. שימו לב שמעכשיו אתם לא מתייגים בטעות אל תוך התווית הראשית.

אני גם מגדיל ומכניס תוויות שונות תחת פילטרים.

אם למשל יש לידים של אתר מסוים שאני לא רוצה אותם באינבוקס, אבל כן שיכנסו תחת תיקיה שאעשה בה שימוש בזמני, אז ניתן להגדיר תוויות + פילטר שאומר שכל הודעה מסוג זה תיכנס ישר לתיקיה מבלי שתופיע באינבוקס.

חתימה: חתימה היא כלי מיתוג חזק. יש חתימות מעצבנות עם תמונות בגובה של עמוד, ולכן אני ממליץ לשמור על זה מינימלי. הגדרת החתימה נמצאת תחת הגדרות כלליות.

יש גם כלי נחמד שעוזר לכם לעצב חתימה למייל, דיברתי עליו בוידאו הבא:

קיבוץ של אנשי קשר: אם אתם תמיד צריכים לשלוח הודעה לאותם אנשים, אתם יכולים לנהל את אנשי הקשר שלכם.

בתוך העיצוב החדש של Gmail הכי נוח לעשות את זה באמצעות לחיצה על "אל" בכל תיבת דואר חדשה. כאן תוכלו לנהל את התוויות עבור אנשי הקשר הקיימים שלכם ולהוסיף חדשים (סביר להניח שתראו גם את אנשי הקשר מהטלפון אם אתם עושים שימוש באנדרואיד). 

מעכשיו כל פעם פשוט לחצו על "אל" ובחרו את התווית המתאימה מתיבת הרשימה של "אנשי הקשר שלי". על פי גוגל אפשר להתחיל גם להקליד אותה, אבל מהניסיון שלי זה יכול להיות בעייתי אם השם של התווית זהה לשם של מישהו, שם חברה וכו'.

חיפוש מתקדם : לוחצים על החץ ליד תיבת החיפוש. החיפוש שייפתח לכם יעזור לכם למצוא הודעה על פי מילות מפתח רגילות ושליליות (אל תכלול), האם היא כוללת קובץ (ומה הגודל שלו) וכמובן על פי טווח תאריכים.

הפיכת הודעה לאירוע ביומן של גוגל : עוד משהו שגוגל הצליחה להחביא ממש טוב : כשאתם בתוך הודעה, לחצו על שלוש הנקודות מעל הדף של ההודעה (ברקע) כדי להפוך אותה לאירוע

הגדרות מתקדמות בג'ימייל ששווה להכיר

רוב ההגדרות ב-Gmail יספקו את רובינו ופונקציות שונות בדרך כלל יפעלו כברירת מחדל. למרות זאת, יש גם תכונות שלא פועלות כברירת מחדל ויכולות להיות סופר שימושיות:

התראות בשולחן העבודה (תחת כללי) – ההתראות האלו יקפצו בשולחן העבודה כמו התראות מאתרים שונים. אם אתם עובדים רצוף מול המחשב וההתראות בטלפון מעצבנות אתכם, זו יכולה להיות אופציה מעניינת. הבעיה היא שלא ניתן להפעיל אותן רק בשעות מסוימות (עד כמה שאני יודע). 

הודעת חופשה – הודעת חופשה כשמה כן היא : הודעה אוטומטית שמוחזרת לשולח כאשר אתם לא זמינים במשך כמה ימים או אפילו שבועות. מתחבאת בתחתית של הגדרות כלליות.

הסרת תוויות ברירת המחדל: לא אוהבים את המיון האוטומטי כמו "עדכונים", "פורומים" ו"קידומי מכירות"? אתם יכולים להסיר את הקטגוריות האלו דרך הגדרות תיבת דואר נכנס ואז התיבה שלכם לא תכלול את הכרטיסיות לרוחב המסך.

ניהול של מספר תיבות: במקום לקפוץ בין חשבונות, אתם יכולים לבחור את התיבה שעל שמה תישלח ההודעה ואף להוריד הודעות מתיבות דואר אחרות. עושים זאת דרך הגדרות "חשבונות וייבוא" – "שליחת דואר כ:" ו"בדיקת דואר מחשבונות אחרים" (שתי ההגדרות צמודות זו לזו).

שימוש ב-Gmail במצב אופליין: שימוש במצב אופליין יכול להיות שימושי אם חיבור הרשת שלכם לא יציב ואתם לא רוצים להשתמש בטלפון כראוטר אלחוטי מסיבות כאלו ואחרות. כך אתם יכולים לכתוב בשקט להודעות בלי לחכות עד שחיבור הרשת שלכם יתחדש. האפשרות הזו נמצאת תחת "הגדרות -> אופליין".

ביטול לפני שליחה – תכונה סופר שימושית שמאפשרת לנו לבטל הודעה של שליחה במשך כשלושים שניות. כיום התכונה הזו אומנם מופעלת כברירת מחדל, אבל אתם יכולים להאריך או לקצר את הזמן דרך הגדרות "ביטול שליחה". אי אפשר לבטל אותה לחלוטין, אבל אתם תמיד יכולים ללחוץ על "שלח עכשיו" או לסגור את החלון לאחר השליחה, מה שיגרום להודעה להישלח בכל מקרה.

ספאם וצרות אחרות

כפי שאתם יכולים לצפות משירות דואר שמופעל על ידי גוגל, לג'ימייל יש אחד ממסנני הספאם היותר אפקטיביים בשוק. אם תפתחו את תיקיית הספאם, תידהמו לראות כמה ספאם אתם לא רואים…

רוב ההודעות שכן יוצא לי להתעסק איתן הן הודעות מאתרים שאולי נרשמתי לרשימת התפוצה שלהם ועכשיו אין לי מושג מה הייתה הסיסמה שלי כדי להסיר את עצמי מהרשימה (מדובר באתרים מעצבנים במיוחד שמכריחים אותך להיכנס לחשבון). 

במקרה הזה הפתרון הכי מהיר הוא לבצע סינון. אני מעדיף לבצע סינון גם על פי שם השולח וגם על פי מילת מילת מפתח כגון "News" כדי שאני לא אפספס במקרה מיילים חשובים אחרים מהשולח הזה.

כמובן שאם אתם מקבלים הודעת ספאם של ממש, כדאי ללחוץ על הקישור "העבר הודעה זו לספאם". כך אתם מלמדים את גוגל איך להתאים את מסנני הספאם שלו אליכם ועל הדרך גם עוזרים לאחרים.

קריאת הודעות Gmail בתוכנות אחרות

נניח שבעבודה כולם משתמשים ב-Outlook  או שאתם ממש אוהבים את אפליקציית המייל באייפון, אתם לא חייבים לוותר על חשבון ה-Gmail שלכם. באמצעות הגדרות POP/IMAP אתם יכולים לסנכרן הודעות מתיבת ה-Gmail שלכם בין מספר אפליקציות או תוכנות דואר אחרות. לפעמיים הצעד הזה כלל לא דרוש. לדוגמה, ב-Windows 10  אאוטלוק תייבא אוטומטית חשבונות Gmail כשתפעילו אותה בפעם הראשונה.

הפאנל המופלא והתוספים של Gmail

מאוד קל לפספס את הפאנל הנפתח במחשב אם הסתרתם אותו. זהו החץ האפור בפינה הימנית או השמאלית של המסך למטה (תלוי בשפה). כאן אתם יכולים להשתמש באפליקציית המשימות והיומן, אבל גם להוסיף אפליקציות שמתאימות ל-Gmail. הנה כמה שימושיות (אם אתם לא מוציאים אותן, חפשו בחנות המלאה של כרום):

Dropbox : במקום לשלוח קבצים גדולים מהספרייה במחשב שלכם, אתם יכולים לשלוח ישירות מהענן בחשבון שלכם וכך לחסוך זמן. התוסף גם מובנה בגרסאות האחרונות של Dropbox, אבל צריך להתקין אותו משם. יש גם תוסף דומה ל-Box.

Todoist : ניהול רשימת מטלות בצורה משופרת.

Gemlius : מאפשר להפוך את Gmail למערכת שלמה עבור ניהול משימות והתאמה אישית של הממשק על לרמת שליחת ההודעות. כמו כן, להפעיל אפשרויות תזמון והשתקה נרחבות יותר. יש גם גרסה בתשלום שמתחילה מ-9$ לחודש.

Clearbit Connect: מאפשר לזהות מידע על השולח ולחפש אנשי קשר בחברות שונות.

מלבד זאת, יש כמובן תוסף כמעט לכל מערכת ניהול לקוחות. לדוגמה, עם התוסף של Trello אתם כבר לא צריכים להתחיל לענות בצורה מסורבלת דרך העדכונים ש-Trello שולח כהודעות.

טיפים ל-Outlook

Outlook היא אולי לא הבחירה המועדפת על חלק מאיתנו (על אחת כמה וכמה אם אתם עצמאיים), אבל יש עדיין הרבה מקומות עבודה שמשתמשים בה ולכן צריך לדעת לעבוד איתה למרות כל החסרונות…

תצוגת הקריאה : אם התצוגה אצלכם מחלקת את המסך לשניים בצורה אנכית, כדאי שתעברו לתצוגה צדדית שדומה יותר ל-Gmail. עושים את זה דרך תפריט תצוגה -> קבוצת פריסה -> חלונית קריאה -> בחרו באפשרות הראשונה של "לצד'".

שינוי סדר הופעת המיילים על פי נושא: מכיוון שבאאוטלוק אין תצוגה משורשרת כמו בג'ימייל, מה שמתחיל לעבוד אתה ולא רגיל לתצוגה נפרדת של כל הודעה והודעה, עשוי לחטוף חום… יש אפשרות לשפר את זה חלקית באמצעות שינוי הגדרת סידור ההודעות. שימו לב שלפני כן אין לכם יותר מדי הודעות בתיבה שלא מחקתם, או שתיצרו בלגן רציני:

תחת תצוגה הולכים אל הגדרות, לוחצים על מיון ובתיבת הבחירה הראשונה משנים ל"נושא". 

החיסרון כאן הוא שמיילים אוטומטים עשויים להתקבץ גם אם הם לא שייכים לאותה השיחה.

התניות של הודעות : מכיוון שהתצוגה של ההודעות היא אחידה למדי, חשוב לדעת איך להבליט הודעות מסוימות. גם את זה עושים דרך הגדרות תצוגה וכפתור עיצוב מותנה. אם תלחצו על "הוסף" תוכלו ליצור תנאים משלכם. תנאי שימושי במיוחד הוא לסמן הודעות שבהן אתם הנמען היחיד, כך שלא תפספסו שום מייל אישי אליכם שלא נשלח לתפוצה של כל הצוות.

תיקיות חיפוש: תיקיות חיפוש הן מעין מסננים מהירים שבה אפשר להשתמש כדי לסנן הודעות במהירות. לדוגמה, כל הדואר שנשלח אל אדם מסוים. למעשה מדובר כאן בסוג של תחליף לחיפוש של Gmail, אך כזה שיש לו "זיכרון" ארוך יותר.

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב pinterest
שיתוף ב whatsapp

אהבת? גם ברשימת תפוצה שלי אני מפנק :-) ועל הדרך נותן מתנה >>

הרשמה לרשימת תפוצה

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

יש מצב שגם אלו יעניינו אותך...
המאמרים הפופולאריים ביותר
מאמרים אחרונים
עשו לי לייק בפייסבוק
הרשמה לרשימת תפוצה
Call Now Buttonחייגו עכשיו